Du bist davor, eine Software einführen zu wollen, die deine Organisation unterstützt. Du bist davon überzeugt, dass sich dadurch die Effizienz im Unternehmen steigern lässt und gewisse manuelle Arbeitsschritte einfach automatisiert erledigt werden können. Doch bei einer Sache bist du dir nicht sicher. Wie werden diejenigen, die schlussendlich mit dem neuen digitalen Werkzeug arbeiten sollen, darauf reagieren? Oftmals ist es eine große Hürde, dass Software, die in eine bestehende Organisation eingefügt wird, von den Menschen auch wirklich angenommen wird.

Wenn die Akzeptanz zu einem Problem wird, dann ist der ganze Entwicklungsaufwand umsonst gewesen. Du hast vielleicht Angst vor folgenden Floskeln deines Teams:

• „Das ist doch viel komplizierter, als es vorher war.“
• „Also, als wir das alles noch händisch gemacht haben, war es einfacher.“
• „Ich kenne mich jetzt überhaupt nicht mehr aus, wie ich meine Arbeit mache.“

Dabei kann das richtige Stück Software wirklich Wunder bewirken. Software kann Prozesse beschleunigen und zudem die Nutzer in ihrer Arbeit glücklicher machen. Genau das willst du natürlich auch, wenn du deine Software-Idee in dein Unternehmen hinein bringen möchtest.

Wie schaffst du es also, dass deine Prozesse effizienter und effektiver werden und noch dazu deine Nutzer von der digitalen Veränderung begeistert sein werden?

User Centered Design (zu Deutsch: Benutzer-Zentriertes Entwerfen) ist ein Ansatz, der dir dabei hilft, schon beim Entwerfen deiner Software-Lösung die richtigen Entscheidungen zu treffen.  Wir setzen also den User, den schlussendlichen Anwender unserer Software, in den Mittelpunkt. Wir fragen, was dieser User wirklich braucht. Wir entwickeln Lösungen, die genau die Bedürfnisse und Probleme des Users treffen. Wir evaluieren die Qualität unserer Lösung und verbessern sie Schritt für Schritt, um den Bedürfnissen unserer User immer mehr gerecht zu werden. Wie du genau das Schritt für Schritt umsetzen kannst, erfährst du in diesem Blogbeitrag.

Verstehen

Schritt 1: Wer sind die Nutzer?

Oft kennen wir die zukünftigen User noch viel zu wenig. Zugleich haben wir aber Angst davor, dass genau diese Menschen die Software nicht verwenden wollen oder ablehnen könnten. Damit wir dieser Angst entgegenwirken können, stellen sich die folgenden Fragen:

• Wer sind denn überhaupt unsere Nutzer?
• Welche demographischen Eigenschaften zeichnen unsere Nutzer aus? (Alter, Technologie-Affinität, Berufsgruppe, Lifestyle)
• Wie gut kann die Zielgruppe mit Software umgehen?
• Welche Software verwendet die Zielgruppe im Alltag/Arbeitsalltag?
• Worauf legt die Zielgruppe besonderen Wert?
• Gibt es unterschiedliche Gruppen von Nutzern und wenn ja, welche?

Damit bekommen wir ein Bild, welche Menschen unsere gewünschte Software verwenden werden. Wir können uns weiter Gedanken machen und haben ein klares Bild, an wen wir in unseren Überlegungen denken sollten.

Schritt 2: Verständnis für den Nutzer - Die Bedürfnisse

Wenn wir Software als digitales Werkzeug sehen, dann ist es essentiell, dass wir wissen, wofür wir dieses Werkzeug genau verwenden wollen. Wir wollen Nägel einschlagen - deshalb gehen wir in den Baumarkt und kaufen uns einen Hammer.

Genauso ist es mit einer Software auch. Wir müssen die Beweggründe des Nutzers kennen, weshalb er ein digitales Werkzeug überhaupt braucht. Diese Gründe zu kennen ist essentiell für das ganze restliche Konzept.

• Welche Probleme (Pain-Points) haben die Nutzer momentan, die in der Software gelöst werden könnten?
• Zu welchen Zeitpunkten macht es für den Nutzer Sinn, eine die Software verwenden?
• Was erwartet sich der Nutzer, mit der Software machen zu können?
• Welche Prozesse gibt es beim Nutzer, die analog schon hervorragend laufen?

Diese Fragen können, wenn umfangreiches Verständnis für die Nutzer vorhanden ist, direkt selbst beantwortet werden. Falls das nicht der Fall ist, sollten einige Personen der Zielgruppe befragt werden.

Schritt 3: Der Kontext

Es macht einen großen Unterschied, in welchem Kontext eine Software verwendet wird. Nutzer können Monteure in einem Industriebetrieb sein, die sich in einer lauten, verschmutzten Umgebung ohne Internet befinden. Auf der anderen Seite kann es sich aber auch um Nutzer handeln, die vor dem Fernseher zu Hause auf der Couch sitzen und mit einem Tablet surfen. Damit die Software für den richtigen Kontext entwickelt wird, sind diese Fragen essentiell:

• Wo wird die Software verwendet?
• Wann wird die Software verwendet?
• Auf welchen Geräten wird die Software verwendet?
• Gibt es eine Internetanbindung?
• Hat der User Einschränkungen beim Bedienen der Software? (Handschuhe, Sonnenlicht, körperliche Behinderung etc.)

Durch den Kontext wird erst klar, welche besonderen Ansprüche an die Software bestehen. Muss sie offline funktionieren? Muss die Software schnell Inhalte laden und anzeigen? Ist es wichtig, dass die Software auf Mobilgeräten funktioniert?

Definieren

Schritt 4: Ziele

Du kennst deine Nutzer nun so gut, wie kein anderer. Du kennst auch die Prozess-Seite. Nun liegt es an dir, dass du Ziele für die Software entwickelst. Diese Ziele sollten so gesetzt sein, dass sie unternehmerischen Mehrwert bringen, während auch die Bedürfnisse der Nutzer getroffen werden.

Schritt 5: Funktionen

Dir ist nun klar, wer deine Nutzer sind, was sie brauchen und in welchem Umfeld sie sich befinden, wenn sie unsere Software verwenden. Außerdem wissen wir, was wir mit der Software erreichen wollen.

Erst jetzt sind wir an einem Punkt angelangt, wo es sinnvoll ist, sich Funktionen der Software zu überlegen. Es gibt nun viele Wege, wie du auf sinnvolle Funktionen kommen kannst. In diesem Blogartikel kannst du lesen, wie du sinnhafte Funktionen und Anforderungen für eine Software findest:  https://deckweiss.at/post/wie-bringe-ich-meine-software-idee-zu-papier

Wichtig in diesem Schritt ist es, sich bei der Ideen-Findung keine Grenzen zu setzen. Alle Ideen für Funktionen sind erlaubt. Strukturierung erfolgt danach.

Schritt 6: Priorisieren

Menschen haben immer viele Ideen. Manche davon gut, manche davon hervorragend. Es lassen sich nicht immer alle Ideen in die Tat umsetzen und genau deshalb ist es wichtig, die Ideen auch zu priorisieren. Im Falle unserer Software sind es unsere Funktionen.

Deine Ziele sind unternehmerisch sinnvoll gesetzt und erfüllen gleichzeitig die Bedürfnisse deiner User. Deshalb macht es am meisten Sinn, die gefundenen Funktionen/Ideen aus Schritt 4 direkt gegenüber zu stellen mit deinen Zielen.

Stelle für jede Funktion/Idee die Frage:

• Wie viel trägt diese Funktion zu meinen Zielen bei?

Um es leicht zu machen, kannst du dies anhand einer Skala von 1-10 durchführen. Durch diese Priorisierung werden die sinnvollsten Funktionen nach oben priorisiert. Damit stellst du sicher, dass du nur Funktionen in deiner Software haben wirst, von denen deine User begeistert sind und welche auch unternehmerischen Mehrwert bringen.

Gestalten

Schritt 7: Die wichtigsten Funktionen zuerst

Nach der ganzen Konzeptarbeit ist es natürlich an der Zeit, zu Ergebnissen zu kommen. Durch die Priorisierung ist bekannt, welche Funktionen am wichtigsten sind. Es macht nur Sinn, genau die wichtigsten Funktionen zu allererst umzusetzen.

Wenn mit den wichtigsten Funktionen alleine schon eine Software entsteht, die einsatzbereit ist, dann sollte diese schnellstmöglich zum Einsatz gebracht werden und von echten Usern verwendet werden. Selbst, wenn noch nicht alle gewünschten Funktionen enthalten sind, bringt die Software vielleicht schon einen Mehrwert.

Evaluieren

Schritt 8: Der User gibt das beste Feedback

Für die bereits eingesetzte Software ist es nun von immensem Vorteil, wenn User sie wirklich nutzen. Diese User können nämlich Feedback geben. In diesem Schritt ist es wichtig, genau dieses Feedback von den Usern einzuholen und ihnen Fragen zu stellen:

• Wo hat die Software noch Verbesserungspotential?
• Welche Bedürfnisse sind noch nicht optimal abgedeckt?
• Welche Arbeitsschritte sind in der Software gerade noch über Umwege erreichbar?

Wenn du bis jetzt alles richtig gemacht hast und die Nutzer bereits von den ersten Funktionen deiner Software begeistert sind, dann sind sie sicher auch gewillt, Feedback zu geben. Dieses Feedback ist oftmals der beste Ratschlag, um auch in der weiteren Entwicklung Entscheidungen zu treffen, von denen deine Nutzer begeistert sind.

Iterieren

Nachdem das Feedback von den Usern eingeholt wurde, gilt es, das Feedback wieder verstehen zu lernen. Das Konzept kann durch das Gelernte überarbeitet werden. Eine neue Version der Software mit erweiterten und angepassten Funktionen kann entwickelt werden. In diesem Kreislauf wird die Software stetig weiterentwickelt und an die Bedürfnisse der User angepasst.

Indem durch den ganzen Prozess die Menschen und ihre Bedürfnisse in den Mittelpunkt rücken, werden genau diese Menschen von der digitalen Veränderung begeistert sein. Dadurch, dass sie von Anfang an mit eingeplant werden und auch um ihre Meinung gebeten wird.